Принципы делового письма по Минто

1. Группируем и обобщаем идеи. Используем не больше семи идей. Ищем между идеями логические взаимосвязи.
2. Пирамида Минто состоит из идей, утверждений, вертикальной и горизонтальной связи между ними, а также вводной части.
3. Каждый новый уровень абстракции обобщает идеи предыдущего уровня. Идеи одной группы должны иметь что-то общее, без этого нельзя подняться на новый уровень абстракции. Идеи можно сгруппировать, если в них присутствует объект, субъект, действия или утверждения одного типа. Чтобы определить, правильно ли вы обобщили идеи в группу, назовите её существительным во множественном числе.
4. Вертикальную взаимосвязь можно воспринимать как диалог из вопросов и ответов. Вы что-то сообщаете читателю, затем представляете, какой вопрос он бы вам задал, и уровнем ниже отвечаете на этот вопрос.
5. Горизонтальная взаимосвязь представляет один уровень абстракции, на котором идеи должны быть сгруппированы и расположены в логической последовательности: дедуктивной или индуктивной. Дедукция предполагает последовательную логику, где каждое следующее сообщение проистекает из предыдущего. Индукция работает с идеями, которые не развиваются последовательно, существуют независимо, но могут быть сгруппированы по общему признаку. Индуктивные последовательности бывают только хронологическими, структурными и сравнительными.
6. Вводная часть должна быть изложена в повествовательной форме, содержать бесспорную для читателя информацию, но при этом заинтересовать его. Схема вводной части: ситуация, развитие ситуации, вопрос, ответ на который даёт дальнейший текст документа.
7. Наиболее эффективна последовательность представления идей сверху вниз. В этом случае пирамида начинается с обобщающего утверждения, что обычно легче воспринимается читателем. Построение пирамиды снизу вверх можно осуществить в случае, если трудно сразу определить предмет и вопрос документа.
8. При составлении проблемно-ориентированных документов определяем проблему, вопрос, собираем данные и только потом составляем пирамиду. Для определения проблемы надо понять, в какой сфере она возникла, какое событие нарушило стабильность в этой сфере, какой негативный результат получаем и какой позитивный ждём, тогда становится ясен ответ на вопрос: "Что сделать для решения проблемы?"
9. Чтобы структура чётко отражалась в тексте, соблюдайте структуру заголовков, формулируйте лаконично, используйте отступы, выделение, идентичное выделение для разных уровней абстракции и другое наглядное форматирование.
10. Презентация должна приковывать внимание зрителя. Для этого продумайте её сценарий, не представляйте больше одной идеи на слайде, чередуйте текстовые и графические слайды в пропорции 10 к 1, используйте спецэффекты и репетируйте.