Рецензии на книги издательства «Harvard Business Press»

1. Современным людям постоянно не хватает времени.
2. Профессионалы живут и работают в бешеном темпе, деля свое время на мелкие отрезки.
3. Вы сможете эффективно распоряжаться временем только тогда, когда ясно осознаете, чего хотите достичь.
4. Прежде чем приступать к планированию времени, внимательно проанализируйте, на что именно вы его тратите.
5. Если у вас не получается использовать свое время рационально, измените свои поведенческие привычки.
6. Планируйте свой день на основе списка приоритетных дел.
7. Здраво оценивайте свои возможности и старайтесь не планировать слишком много дел на один день.
8. Люди откладывают дела на потом, потому что боятся неудачи, стремятся избежать неприятной работы или не знают, с чего начать.
9. Главный инструмент руководителя – делегирование полномочий.
10. Руководители, которые не в силах объяснить, чего они хотят от подчиненных, впустую тратят их время.

Дальше...

С чего начинается управление временем.
Часто ли бывает так, что за целый день вы не успеваете сделать все, что наметили? Случается ли вам чувствовать себя измотанным и загнанным в угол? Жалеете ли вы, что в сутках всего 24 часа? Вы в этом не одиноки. Колоссальное число людей сегодня страдает от острой нехватки времени. Однако так было не всегда. В Древнем Риме времени придавалось мало значения, о чем свидетельствует тот факт, что для римлянина день делился всего на два отрезка с неопределенными границами – “до полудня” и “после полудня”. В Средние века механический хронометр воспринимался как экзотический механизм, который всего лишь делил день на равные промежутки. Часами пользовались в городах, но большинство людей жили в сельской местности, где часов не было ни у кого и жизнь протекала неторопливо и размеренно.
Сегодня часы, отмеряющие время посекундно, присутствуют почти в каждом помещении. Кроме того, большинство из нас носит наручные часы и имеет возможность постоянно следить за стремительным бегом времени. Множеству людей (особенно бизнесменов) приходится работать в бешеном темпе, разбивая свое время на мелкие отрезки. Лишь немногие из нас способны обходиться без органайзеров и компьютерных программ-планировщиков.
Умение распоряжаться временем стало одним из главных жизненных навыков современного человека. Оно избавляет от стресса и эмоционального истощения. Правильное планирование времени – условие для достижения целей, которые вы перед собой ставите. Верно и обратное: успешное достижение целей – признак того, что вы научились управлять своим временем. Однако, чтобы научиться правильно планировать свое время, вы должны разобраться, какие цели являются приоритетными, а какие – нет.
Таким образом, постановка целей – первый шаг эффективного тайм-менеджмента. Сна¬чала сформулируйте свои приоритетные цели, затем цели вспомогательные, достижение которых способствует достижению первых, и, наконец, второстепенные цели, достижение которых желательно, но не обязательно. Пример приоритетной цели для руководителя – осуществление крупного проекта в срок и в рамках бюджета. Вспомогательной целью в этом случае будет составление поэтапного плана работы над проектом, а желательной – упрощение процедуры составления отчета о затратах. Приоритетные цели – первое, что нужно учитывать при планировании своего времени. Научитесь отличать приоритетные цели от неотложных дел. Количество последних нужно постараться сократить.
Любая цель должна:
1) быть конкретной и достижимой, выражаться в числах;
2) иметь четкие сроки выполнения;
3) приносить выгоду компании;
4) согласовываться со стратегией.
Наметив цели, разбейте их выполнение на отдельные задачи. Затем рассортируйте эти задачи, по аналогии с целями, на приоритетные, вспомогательные и второстепенные. Очередность этих задач должна способствовать их успешному выполнению. Оцените, сколько времени может понадобиться на приоритетные и вспомогательные задачи, не беря при этом в расчет второстепенные. На всякий случай увеличьте предполагаемое количество времени на 10–20 процентов. Исходя из этих расчетов установите конкретные сроки для выполнения задач. Наконец, определите задачи, которые лучше перепоручить своим подчиненным, чтобы сэкономить много времени.

Анализ использования времени
Вы не научитесь грамотно распоряжаться своим временем до тех пор, пока не увидите, как вы его тратите. Для этого проведите хронометраж всего, чем занимаетесь. Записывайте как можно точнее, сколько времени вы тратите на выполнение каждой задачи. Сортируйте выполненные задачи на приоритетные, вспомогательные и второстепенные, как описано выше. Ведите эти наблюдения в течение недели. Полученные данные помогут выяснить, не тратится ли слишком много времени на выполнение второстепенных задач и не расходуется ли время на дела, которые совершенно не помогают в достижении приоритетных целей. Постарайтесь не тратить время попусту – все усилия направьте на решение приоритетных задач.
Поскольку мы привыкли выполнять дела определенным образом, изменить устоявшиеся привычки непросто. Пока вы не найдете в себе смелость отказаться от непродуктивного поведения, вы будете тратить время либо впустую, либо на малозначимые дела.

Планирование текущих дел
Существует целый ряд вспомогательных средств, с помощью которых можно эффективно планировать дела и распоряжаться временем. В частности, это ведение ежедневников, составление списка текущих дел, работа с программами-планировщиками (например с Microsoft Outlook). Планируя распорядок дел на ближайший день, основное внимание уделяйте выполнению приоритетных задач. Отводите на это время в первой половине дня, когда у вас еще много сил. Не спешите заниматься вспомогательными и второстепенными задачами, пока не разобрались с приоритетными.
Если вы руководитель, то вам не стоит расписывать весь рабочий день поминутно, поскольку в любой момент могут появиться незапланированные дела. Повседневную рутину – например телефонные звонки и работу с документами – старайтесь выполнять одним блоком. Поместите план дня на видном месте у себя в кабинете или на рабочем столе своего компьютера. По мере выполнения пунктов плана вычеркивайте их. Распорядок дел на день может стать источником ценной информации. Так, если вы заметили, что регулярно не успеваете выполнять приоритетные задачи, задумайтесь, какие менее значительные дела отнимают у вас время. У топ-менеджеров, в отличие от других руководителей, не всегда есть возможность составлять детальные планы на день. Если вы относитесь к этой категории руководителей, старайтесь распланировать рабочий день как можно более точно, выделив побольше времени на приоритетные задачи и незапланированные дела, на которые вам неизбежно придется отвлечься.

Откладывание дел на потом и другие психологические проблемы
Распространенную привычку откладывать дела можно победить несколькими способами. В частности, дела, которыми вам неприятно заниматься, всегда можно перепоручить подчиненным. Если по каким-то причинам у вас нет возможности так сделать, планируйте эти дела таким образом, чтобы при всем желании вы не смогли от них уклониться. Например, объявите своему начальнику, к какому сроку вы собираетесь выполнить какое-нибудь неприятное для вас дело. Если вы не хотите браться за ту или иную работу из страха с ней не справиться, попробуйте понять, насколько обоснованы ваши опасения. Возможно, у вас действительно нет нужного опыта или ресурсов для ее выполнения. Если это так, то постарайтесь получить то, чего вам не хватает. Если же ваш страх не имеет реальных причин, приложите все силы, чтобы его победить, поскольку иначе вы ничего не достигнете. Нельзя научиться плавать, оставаясь на суше. Часто люди откладывают на потом какое-то большое дело потому, что не знают, как к нему приступить. В такой ситуации главное – начать, причем не важно, с чего именно. Еще один прием заключается в том, что весь объем предстоящей тяжелой работы разбивается на отдельные легкие для выполнения задачи.
Многие люди не добиваются намеченного потому, что пытаются сделать слишком много. Если у вас есть такая проблема, научитесь перепоручать часть своей работы. Не взваливайте на себя слишком много обязанностей. Не спешите помогать подчиненным решать проблемы, с которыми они могут справиться самостоятельно. Отказывайтесь от дополнительной работы, когда у вас много других дел. Разумеется, сделать это непросто, если у вас требовательный начальник. Используйте следующую тактику. В следующий раз, когда начальник поручит вам новое задание, не спешите сразу же за него браться. Улучите момент, чтобы обсудить с начальником очередность выполнения порученной вам работы. Спросите у него, какое из своих текущих дел вам следует отложить, чтобы освободить время для нового задания. Такая постановка вопроса заставит начальника, прежде чем нагружать вас работой, задуматься о приоритетности дел, которыми вы заняты.
Много времени может отнимать работа с документами и электронной почтой. Проверяйте почту не чаще нескольких раз в день в одно и то же время. Организуйте работу с документами таким образом, чтобы ее можно было выполнить единовременно. Совещания тоже нередко превращаются в пустую трату времени, поэтому откажитесь от тех из них, в которых нет острой необходимости. Возможно, есть смысл перенять опыт компаний, которые устраивают для своих сотрудников дни, полностью свободные от совещаний.

Делегирование полномочий
Делегирование полномочий – один из самых эффективных способов облегчить работу руководителя. Перепоручайте подчиненным как можно больше дел. Такая тактика по¬может увидеть, как они справляются с дополнительной ответственностью. Сотрудники в свою очередь получат возможность проявить себя. Когда персоналу предоставляются расширенные полномочия в принятии решений, компания намного лучше обслуживает клиентов. К сожалению, далеко не все руководители умеют делегировать полномочия. О том, что это утверждение относится и к вам, можно понять по следующим признакам:
• Ваша папка входящей электронной почты всегда полна непрочитанных писем.
• Вы регулярно работаете сверхурочно и приходите на работу рано.
• Сотрудники жалуются, что у них нет полномочий решить тот или иной вопрос.
• Вам регулярно приходится вмешиваться в выполнение проектов, которыми занимаются подчиненные.
• Ваши подчиненные стремятся уклониться от ответственности за выполнение заданий, которые вы им поручаете.
• Психологический климат в вашем коллективе оставляет желать лучшего.
Есть несколько простых правил, которые помогут вам научиться эффективно делегировать полномочия:
• Давайте сотрудникам предельно ясные и четкие инструкции.
• Обяжите их информировать вас о своей готовности к выполнению новых заданий.
• Развивайте у подчиненных сознание общего дела, чтобы каждый из них начал ощущать личную ответственность за достижение коллективных целей.
• Делегируйте не только сложную и неприятную, но и интересную работу.
• Дайте своим сотрудникам понять, что их карьера зависит от того, насколько хорошо они будут выполнять ваши поручения.
• Поручайте работу только тем людям, которые в состоянии с ней справиться.
• Контролируйте и комментируйте ход выполнения своих поручений.

Роль компании
Определенные меры, которые помогут сотрудникам работать более эффективно, можно принять и на уровне организации в целом. Например, слишком частые командировки сотрудников негативно отражаются на производительности труда персонала. Отправляйте подчиненных в командировки только тогда, когда в этом есть объективная необходимость. Проведение веб-конференций позволит существенно экономить рабочее время. Как известно, удовлетворенные работой сотрудники действуют продуктивнее, поэтому современная компания должна предлагать своим работникам возможность устроить ребенка в корпоративный детский сад, работать по гибкому графику или удаленно. Как начальник вы сэкономите время подчиненных, если перестанете требовать от них, например, составления максимально подробных презентаций новых проектов. Придерживайтесь принципа: “Просто – не значит плохо”.

Планирование личного времени
Планируя свободное время, используйте те же принципы, что и при планировании рабочего времени. Иными словами, формулируйте цели, определяйте их приоритетность и анализируйте время, которое тратите. Приоритетные цели формулируйте в виде кратких заявлений, например: “Ближайшие полтора года я буду усиленно заниматься разговорным испанским, а потом на две недели поеду в Испанию, чтобы пообщаться с носителями языка”.
Сосредоточьтесь на своих приоритетных целях в личной жизни. Постоянно помните о том, что вы должны рационально использовать личное время. Возможно, не стоит ездить в супермаркет дважды в неделю, если можно купить все нужное за один раз. Сведите к минимуму просмотр телепередач. Без колебаний избавляйтесь от вещей, которые вам больше не нужны: чем больше у вас вещей, тем больше времени вы будете тратить на уход за ними. Если вы стремитесь участвовать в общественной жизни (например организуя детские спортивные мероприятия или собрания клуба по интересам), делайте это не в ущерб достижению личных целей.
Человеку, который чувствует себя изможденным и вялым, очень трудно добиваться намеченных целей. Начните правильно питаться и принимать витамины. Займитесь физическими упражнениями, соблюдайте правильный режим сна. Проще говоря, следите за своей физической формой и стремитесь к поддержанию баланса между работой и личной жизнью. Вы не сможете продуктивно трудиться и чувствовать себя счастливым человеком, если будете направлять всю свою энергию на какую-то одну сферу своей жизни, игнорируя другие.

1. Стратегический план – это не то же самое, что модель бизнеса.
2. Реализация стратегии требует анализа сильных и слабых сторон компании, благоприятных возможностей и угроз для бизнеса.
3. Судьба стратегической инициативы в конечном итоге зависит от того, насколько вовлечен в ее осуществление персонал компании.
4. Реализация проектов должна находиться под контролем топ-менеджеров.
5. Успешные компании быстро реагируют на изменение рыночной конъюнктуры.
6. Конкурентное преимущество – уникальная характеристика компании, позволяющая ей увеличивать долю рынка и наращивать прибыль.
7. Четыре основных конкурентных стратегии: минимизация затрат, дифференциация, построение отношений с клиентами и сетевой эффект.
8. Выбранная стратегия должна соответствовать культуре компании и находить поддержку у ее сотрудников.
9. Даже преуспевающим компаниям необходимо корректировать стратегию в постоянно меняющихся рыночных условиях.
10. Контролируйте осуществление стратегических инициатив и оценивайте достигнутые результаты.

Дальше...

Какой должна быть стратегия.
Военачальники знают, что даже гениальный план операции ничего не стоит, если его невозможно привести в исполнение. То же самое можно сказать и о стратегии бизнеса. Чтобы добиться успеха, компании следует найти конкурентное преимущество, которое бы выделяло ее предложения на фоне других. Например, Southwest Airlines создала новую нишу на рынке авиаперевозок, предложив своим клиентам низкие цены и безупречный сервис. Компания eBay изобрела уникальный способ покупать и продавать товары, который стал образцом для других интернет-аукционов. В отличие от модели бизнеса, определяющей, как работает компания, стратегия описывает то, как эта компания собирается получить преимущества перед конкурентами, с учетом сильных и слабых сторон ее бизнеса, имеющихся ограничений, а также кратко- и долгосрочных целей.

SWOT-анализ
Первый шаг к формулировке стратегии бизнеса – изучение главных факторов, определяющих условия работы компании на рынке. Для этого необходимо провести SWOT-анализ, рассмотрев следующие аспекты деятельности этой компании:
• Сильные стороны. Компетенции, позволяющие компании извлекать прибыль.
• Слабые стороны. Факторы, препятствующие работе.
• Благоприятные возможности. Рыночные тенденции, силы, события и концепции, которые могли бы помочь бизнесу в достижении поставленных целей.
• Угрозы. Неблагоприятные факторы вне вашего контроля, которые тоже нужно учитывать.
Сначала исследуйте внешние факторы – возможности и угрозы. Изменение запросов рынка способно мгновенно трансформировать деловую среду. Например, когда потребители начали ценить здоровое питание, рестораны быстрого обслуживания были вынуждены оперативно на это реагировать, чтобы не потерять долю рынка. Компании, которые слишком медленно адаптируются к новым технологиям и изменившемуся спросу, рано или поздно сдают свои позиции. Бизнес, не способный чутко следить за экономической конъюнктурой и ее влиянием на потребителей, обречен на поражение.
Затем рассмотрите главные компетенции компании. Чтобы описать и проанализировать сильные и слабые стороны ее бизнеса, соберите специальную аналитическую группу из представителей всех подразделений организации. Задачей группы будет поиск ответов на следующие вопросы. Удовлетворены ли клиенты качеством продукции компании и работой каналов ее распределения? Насколько оперативно новые продукты выводятся на рынок? Лояльны ли потребители к вашему бренду? Устойчиво ли финансовое положение компании? Может ли она при необходимости получить доступ к капиталу? Хорошо ли налажено взаимодействие между руководителями и подчиненными? Способен ли персонал быстро адаптироваться к переменам?
Наилучший способ оценки ключевых компетенций – сравнение с лидирующими в отрасли компаниями. Когда Xerox начала испытывать проблемы с обслуживанием клиентов, она направила группу специалистов в L.L.Bean, одну из компаний – лидеров розничной торговли по каталогам, чтобы изучить ее опыт обработки заказов.
После сбора необходимых данных аналитическая группа должна провести мозговой штурм, в ходе которого ведущий будет фиксировать все идеи, предложенные участниками. Задача штурма – прийти к единому мнению о том, каковы три главных конкурентных преимущества фирмы. Затем точно таким же образом следует определить ее недостатки и слабые места. На основе выводов аналитической группы составьте доклад для руководства и других участников разработки стратегического плана.

Четыре основных типа стратегии
Существуют четыре основных стратегии, позволяющих компаниям расширять долю рынка и наращивать прибыльность:
1. Снижение издержек. Компания может предложить клиентам товары и услуги по более низким ценам, чем конкуренты. Эта стратегия требует наличия высокоэффективных процессов производства и распределения.
2. Дифференциация. И Ford, и Chrysler и Toyota производят автомобили, но большинство потребителей уверены, что именно японские машины самые надежные.
3. Построение прочных взаимоотношений с клиентами. Эта стратегия основана на высоком качестве работы с потребителями. Именно так мелким фирмам удается сохранять рентабельность в условиях давления со стороны гигантских розничных сетей. Потребители готовы платить больше за высокий уровень обслуживания.
4. Сетевой эффект. Когда малоизвестный сайт eBay стал набирать популярность, его аудитория начала расти в геометрической прогрессии, поскольку каждый из его пользователей привлекал нескольких новых.

Реализация стратегии
Воплотить стратегию в жизнь еще важнее, чем сформулировать. В ее реализации должны участвовать все сотрудники вашей компании без исключения. Этот процесс может потребовать дополнительного обучения персонала, разработки новой системы поощрения или привлечения новых кадров, которые лучше соответствуют обновленной миссии организации. Установите для персонала целевые показатели результативности и вознаграждайте за их выполнение.
Успех реализации стратегии во многом завит от того, как структурирован ваш бизнес. Приведите штатную структуру компании, функции различных подразделений и характер отношений между ними в соответствие с требованиями стратегического плана. Не менее значимы культура организации и поддержка со стороны ее руководителей. Инициативы, которые не поддерживаются руководством, обречены на неудачу. Такая же судьба ожидает и стратегии, противоречащие корпоративным ценностям и культуре, которые, как может оказаться, совсем не просто изменить. Так, стратегия, направленная на стимулирование креативности сотрудников, может совершенно не прижиться в организации, где за человеком не признается права на ошибку. Тщательно следите за тем, чтобы корпоративная культура и стратегия не вступали в противоречие друг с другом.

План действий
Подобно футбольной команде, которая перед выходом на поле прорабатывает план игры, организации нужно составить план действий по осуществлению стратегии. Установите цели – реалистичные, конкретные, выраженные в цифрах. Например, это может быть количество изделий, которые вы планируете продавать за квартал. Затем продумайте, какие шаги необходимы для достижения этих целей и какие ресурсы потребуются. Достаточно ли у вас сотрудников? Справится ли персонал с дополнительными обязанностями? Нужно ли внедрять новые технологические решения? Есть ли у вас свободные средства на дополнительное обучение или закупку материалов? Какого финансового эффекта вы ожидаете от реализации стратегии? При разработке плана действий придерживайтесь следующих принципов:
• Упрощайте. Чересчур сложные планы создают проблемы и для руководителей, и для исполнителей. Не усложняйте им работу без крайней необходимости.
• Заинтересуйте исполнителей. Пробудите в них чувство личной ответственности за результат. Дайте рядовым работникам понять, как много от них зависит.
• Разбейте план на этапы. Грандиозный план скорее подавляет людей, чем стимулирует к действию. Сотрудники попросту взбунтуются, когда увидят, что вы собираетесь взвалить на них непосильную ношу.
• Определите роли и обязанности. Исполнители должны хорошо знать свои задачи и ясно сознавать, что несут ответственность за результаты.
• Вносите коррективы. От ошибок не застрахован никто. План должен оставлять пространство для маневра в отношении сроков, ресурсов и действий.

Придерживайтесь выбранного курса
Если вы считаете, что сможете разработать и осуществить план стратегии, не допустив ни единой ошибки, то вы заблуждаетесь. Иногда бывает очевидно сразу, что компания не сможет выполнить, например, целевые показатели по сбыту. Поскольку причина проблем зачастую кроется не в самой стратегии, а в ее ненадлежащем исполнении, ущерб можно свести к минимуму, установив строгий контроль над этим процессом. Для этого требуйте от исполнителей регулярные (раз в неделю или месяц) отчеты о текущем состоянии дел. Руководству компании нужно предоставлять короткие ежеквартальные доклады, содержащие информацию о результатах и возникших трудностях. Одной из трудностей может стать нежелание топ-менеджеров вникать в проблемы, а также их стремление переложить решение всех текущих вопросов на линейных руководителей. Ваша задача – сделать так, чтобы высшее руководство было в курсе того, как осуществляется стратегический план. Планы могут давать сбой по следующим причинам:
• Изменение производственного процесса. Иногда инженеры сокращают или увеличивают число технологических операций, не ставя никого в известность об этом. Требуйте от исполнителей уведомлять своих начальников о любых изменениях.
• Дефицит ресурсов. Предусмотрите возможность сдвинуть сроки, если сотрудники будут отставать от графика реализации плана. Также продумайте свои действия на случай дефицита других ресурсов: персонала, оборудования, финансов.
• Отказ сотрудничать. Подразделение, в помощи которого вы нуждаетесь, может не выполнить свои задачи вовремя. Задача высшего руководства – установить внутренние требования, касающиеся сотрудничества, и проследить за их выполнением.
• Сопротивление переменам. Люди не любят перемен из-за страха неопределенности, опасений за свое положение и других причин. Чтобы рассеять страхи, подробно разъясните персоналу выгоды от новой стратегической инициативы. Перераспределите обязанности, отстранив от участия в проекте его убежденных противников.

Человеческий фактор
В конечном итоге только от персонала будет зависеть успех вашего плана. Убедитесь в том, что в команду подобраны подходящие люди. Эгоисты, интриганы и бунтари могут саботировать попытки наладить продуктивные взаимоотношения, поэтому исключите их из состава. Если это невозможно, попросите кого-нибудь из высшего руководства разъяснить людям всю серьезность последствий деструктивного поведения.
Осуществление корпоративной стратегии можно сравнить с катанием на “американских горках” – с крутыми подъемами, провалами и резкими виражами. Чтобы сотрудники не утратили энтузиазма, отмечайте не только достигнутые успехи, но и завершенные этапы проекта. Демонстрируйте сотрудникам свою благодарность за хорошую работу: пригласите их вместе пообедать, отпустите пораньше домой. Самых результативных работников награждайте – например, билетами в кино или подарочными сертификатами.
Однако не увлекайтесь празднованием промежуточных побед: если у работников воз¬никнет впечатление, что все трудности позади, они расслабятся и “сбавят обороты”. Не утрачивайте психологической связи с командой. Продолжайте доказывать значимость проекта, его выгоды для организации и самих людей. Не замалчивайте проблем, но следите за тем, чтобы в целом рабочая атмосфера в команде оставалась позитивной.

Не теряйте бдительности
Компании, разработавшие и удачно реализовавшие конкурентную стратегию, часто не задумываются о корректировке или смене курса. Однако руководители даже самых успешных организаций должны непрерывно следить за показателями финансовой отчетности, изменениями на рынке и другими ключевыми экономическими индикаторами, чтобы не пропустить момент, когда стратегия перестанет отвечать требованиям сложившейся ситуации. И если балансовые отчеты вполне точно отражают финансовое положение компании, то вовремя заметить изменения на рынке бывает намного сложнее. Для этого регулярно обдумывайте следующие вопросы. Растет ли (или, по крайней мере, не сокращается ли) ваша клиентская база? Остаются ли конкурентоспособными цены? Удовлетворены ли клиенты обслуживанием? Как потребители реагируют на новые продукты?
Подражание – самая искренняя форма лести. Конкуренты всегда будут копировать ваши самые удачные продукты. Чтобы не утратить конкурентного преимущества, постоянно акцентируйте внимание аудитории на тех особенностях, которые выгодно отличают вашу продукцию от продукции конкурентов. Как только ваши предложения потеряют уникальность, конкуренты начнут захватывать вашу нишу. Даже Apple, создавшей целый ряд сверхпопулярных на сегодня продуктов, нельзя расслабляться, поскольку Sony, Dell и другие конкуренты активно пытаются захватить долю рынка этой компании.
Технологический прогресс способен быстро и радикально менять ситуацию в отрасли. Так, компания Kodak, на протяжении десятилетий лидировавшая на рынке пленочной фотографии, слишком поздно отреагировала на появление цифровой фотографии, которая молниеносно завоевала признание потребителей. В конце концов Kodak сумела адаптироваться к новой ситуации, однако дальнейшая судьба ее бизнеса все еще остается под вопросом. Внимательно следите за технологическими и социальными тенденциями, оценивая их потенциальную опасность для вашей компании.

1. Мозгу проще работать со знакомыми идеями, чем с новыми.
2. Удачный выбор времени повышает эффективность коммуникации.
3. В письменных сообщениях действует закон: чем меньше текста, тем лучше.
4. Чтобы хорошо писать тексты делового содержания, необходимо учитывать условия, время и способ передачи каждого сообщения.
5. Дать определение стилю сложно. Обычно стиль складывается из того, как автор использует слова, строит предложения и абзацы для достижения желаемого результата.
6. При написании любого документа самое сложное – сочинить первое предложение.
7. Хороший редактор сосредоточивается на стиле и последовательности изложения.
8. В зависимости от аудитории пользуйтесь либо общепринятыми терминами, либо профессиональным языком.
9. Если вам нужно сообщить в электронном письме о не связанных между собой предметах, напишите несколько писем.
10. Среди самых действенных риторических приемов – противопоставление, параллельные конструкции и перечисление из трех позиций.

Дальше...

Ясность цели.
Деловое общение – это существенная составляющая коммерческой деятельности, играющая важную роль в успехе руководителя любого бизнеса. Утилитарная по своей сути письменная форма делового общения имеет несколько конкретных целей: объяснить, передать информацию, побудить к действию и сообщить новости.
Первый шаг при подготовке любого письменного делового сообщения состоит в определении его цели. Сформулировав цель, запишите ее на листе бумаги и поместите лист на видное место, чтобы не отклоняться от нее. Когда документ будет готов, проверьте, отвечает ли конечный продукт своему первоначальному назначению и соответствует ли потребностям вашей аудитории. Человек, имеющий опыт написания деловых документов, помнит о разнице между текстом, обращенным к специалистам, и текстом, предназначенным для более широкой публики. Если автор плохо знает свою аудиторию и не понимает, как до нее достучаться, сообщение не будет соответствовать ожиданиям получателей и не достигнет цели.
Подавайте информацию четко и лаконично, чтобы основные моменты запоминались. Ваше сообщение должно состоять всего из нескольких предложений. Если необходимо передать два важных сообщения, создайте два отдельных документа, в каждом из которых сосредоточьтесь на одной важной теме. Поместите самое главное в начало документа, а в остальной части документа проработайте детали.
Чем меньше текста, тем лучше. Уберите лишние слова. Избегайте всего, что не сделает ваше сообщение яснее. Простое предложение – именно та грамматическая конструкция, которая лучше всего подходит для письменных деловых текстов. Даже безукоризненно составленные сложные предложения могут запутать людей: из-за них читателю придется приложить больше усилий, чтобы понять основную мысль.
Учитывайте контекст и время осуществления коммуникации, а также ее форму (обычное письмо, электронное письмо, буклет). Каждый из этих факторов влияет на структуру текста. Не менее важно и то, как сообщение будет распространяться, как будут осуществляться доступ к нему и чтение. Если в сообщении, например отчете, есть помимо текста числовые данные, то лучше представлять его в нескольких форматах: краткий текст, содержащий основные положения, дополнить файлом Excel, а выводы из отчета обсудить устно.

Начало работы
В любой письменной работе самое сложное – это сочинить первое предложение. Чтобы ускорить написание первой фразы, воспользуйтесь одним из четырех методов:

1. “Ответы на вопросы”. Подойдите к проблеме с точки зрения читателя. Создайте текст, отвечающий на важные для аудитории вопросы или затрагивающий насущные проблемы. Решение этих проблем и станет основой вашей служебной записки или письма. Например, если руководство просит вас организовать серию совещаний чтобы обсудить ход выполнения проекта, состав команды и сроки, укажите, кто должен присутствовать, что включено в повестку дня, кто выступает и когда будут проходить совещания.
2. “Составление традиционного плана”. В этом случае сначала создают логическую структуру из пунктов и подпунктов, а затем пишут текст. Для обозначения наиболее важных идей и второстепенных положений используются соответственно цифры и буквы. Такой подход хорошо помогает начинающим. Структурированный текст позволяет увидеть, насколько тема логично и последовательно изложена и хорошо раскрыта; также он выявляет те места, которые требуют доработки.
3. “Мозговой штурм”. Сначала набросайте идеи, не заботясь о связях между ними. Перечислите все, что придет по вашей теме в голову, располагая идеи в круге. Например, можно начать с цели проекта, поместив ее в центр окружности, а затем провести от нее лучи ко всем относящимся к ней идеям. Этот метод позволяет визуализировать связь между мыслями.
4. “Свободное письмо”. Дайте волю мыслям, чтобы преодолеть писательский кризис. Не сдерживайте и не направляйте себя. Минут через десять выделите основные мысли и организуйте их логически.
Перечисленные приемы помогут вам начать работу. Теперь необходимо выбрать подходящий тон и расставить в тексте смысловые акценты. Решите, хотите ли вы обратиться к проблеме лишь в общих чертах или необходима более конкретная направленность.

Черновики
Установив первоначальную структуру и объем сообщения, начинайте писать черновик. У первой версии четыре цели: записать основные мысли, не беспокоясь о грамматике и правописании, организовать мысли в абзацы, продумать переходы от одного раздела или абзаца к другому, найти или создать графические элементы, которые сделают текст более выразительным.
Один из способов начать работу – скопировать свой план в новый документ. Теперь начните заполнять его основные разделы текстом. Начинайте с тех разделов, в которых должно быть больше всего информации, либо с тех, которые вам более интересны. Не думайте о том, что созданную вами структуру нужно заполнять от начала до конца. Многие опытные авторы пишут введение в последнюю очередь.
Роль строительных блоков в любом тексте выполняют абзацы, состоящие в среднем из 12 предложений. Каждый абзац должен включать в себя постановку проблемы, вашу точку зрения и разъяснения. Начинайте с общего вводного предложения, а затем достраивайте детали. Помещайте новые аргументы, поддерживающие вашу позицию, ближе к концу абзаца. Люди более охотно принимают новые концепции, когда им предшествует вступление. Не затрагивайте в одном абзаце слишком много тем: найдите золотую средину между чрезмерной упрощенностью и избыточной сложностью изложения. Связывайте абзацы между собой переходами или вводными фразами, такими как “в результате”, “аналогично”, “с другой стороны” и “в завершение”.
Элементы оформления, такие как подзаголовки, заголовки, маркированные и нумерованные списки, помогут разбить большие куски текста на сегменты, которые намного легче усваиваются. Некоторые эксперты считают, что длина абзацев не должна превышать 200 слов или пяти предложений. Схемы и графики являются прекрасным средством передачи сложной информации. Учтите, что злоупотреблять графиками нельзя: хотя они действительно хорошо иллюстрируют основные мысли, в случае их переизбытка текст может выглядеть непрофессионально.

Искусство редактирования
Хорошая редактура улучшает грамматику и стиль, повышает ясность изложения, раскрывает смысл. Процесс редактирования начинается, когда все основное занесено на бумагу. Сосредоточьте усилия на улучшении логики, структуры и ясности текста, а также на создании или усилении его эмоционального заряда. Поскольку начало любого текста имеет решающее значение для привлечения внимания читателя, не жалейте сил на его шлифовку.
Затем обратите внимание на середину текста: именно абзацы средней части формируют логический стержень сообщения. Не бойтесь сокращать предложения. Каждое предложение и каждый абзац должны повышать убедительность аргументации в целом и продвигать вас в нужную сторону. Проверьте, отражено ли все задуманное. У ваших читателей должны появиться мотивы, чтобы дочитать текст до конца: он должен их “зацепить”. Не вводите новые мысли в заключении. Завершите работу формулировкой выводов или призывом к действию. Пусть адресаты закончат читать ваш текст с чувством, что получили что-то полезное, например возможность решить проблему.

Элементы стиля
Трудно четко сформулировать, что такое стиль. В целом стиль складывается из того, как автор использует лексику, конструкции предложений и структуру абзацев для достижения целей коммуникации. Поскольку цель сообщения может быть различной в зависимости от темы, аудитории и сроков, то и стиль может быть риторическим, образным, разговорным или деловым. Для каждого стиля характерны своя структура предложений и залог (действительный или страдательный). Боритесь с многословием: краткость – сильное оружие. Избегайте профессионального сленга: употребляйте его только в тех случаях, если он хорошо знаком вашей целевой аудитории.
Почувствовать, какой залог уместнее, непросто. Это важный элемент ясности изложения, основанный на взаимосвязи между подлежащим и сказуемым в предложении. Если подлежащее действует, то залог действительный. Если подлежащее является объектом действия, то залог страдательный. Хотя изменение залога обычно не меняет смысл, акценты все же смещаются. У каждого залога своя роль. Используйте в предложении страдательный залог, когда вы не знаете, кто или что вызывает совершение действия. Пассив обычно часто встречается в технических отчетах. В бюрократическом языке страдательный залог тоже активно используется, когда чиновники хотят сообщить о каком-то событии без указания того, кто несет за него ответственность, например: “Были допущены ошибки”.

Повседневная письменная работа
Чаще всего письменные документы делового содержания – это обычные и электронные письма либо мемо. “Мемо” (меморандумы), иначе говоря, внутренние информационные сообщения, – это основная форма коммуникаций внутри организации, которую фирмы часто используют для того, чтобы объявить об изменениях в бизнесе, корпоративной политике или составе персонала. Мемо очень действенны, поскольку они фиксируют в письменном виде важные события в жизни компании, сообщают подробности предстоящих перемен, давая возможность их обдумать, и адресованы конкретной аудитории. Цели мемо могут быть следующими: разъяснить, убедить, выработать общую точку зрения, пригласить сотрудников участвовать в мероприятии. Мемо часто имеют одинаковую структуру, чтобы людям было легче найти нужную информацию. Поскольку мемо обычно рассылается по всей компании, уделите дополнительное время, чтобы сделать его точным, ясным, кратким и грамматически правильным.
Деловые письма отличаются от внутренних информационных рассылок, поскольку являются видом внешней коммуникации – они направляются заказчикам, поставщикам или акционерам. Будьте всегда доброжелательны – это поможет вам поддерживать длительные отношения. Даже сообщая плохие новости, постарайтесь включить в сообщение что-то позитивное. Например, если вы не можете предоставить заем, укажите причину, по которой это невозможно сделать, и объясните, каким образом его можно предоставить в будущем.
Составляя электронные сообщения, пользуйтесь теми же стандартами, какие применяются к письмам и мемо. Усильте действенность электронных писем, передавая основной смысл своего сообщения в строке “тема” (например: “Проведем завтра встречу?”). Электронное письмо должно быть посвящено только одному предмету. Поскольку люди охотно переадресуют, копируют и изменяют электронные письма, компаниям следует ввести официальную политику в отношении электронных сообщений. В инструкциях должно быть четко указано следующее:
• Компания не потерпит распространения электронных сообщений, которые содержат унизительные высказывания в отношении каких-то определенных групп людей. Сюда также входит запрет на переадресацию оскорбительных или непристойных материалов с помощью корпоративных средств связи.
• Компания сохраняет все полученные электронные сообщения в компьютерной системе, включая сообщения, удаленные сотрудниками. Со своего сервера компания имеет доступ ко всем электронным сообщениям.
• Сотрудникам запрещается направлять конфиденциальную информацию по электронной почте. Для этой цели они должны пользоваться внутриофисной почтой или передавать информацию при личной встрече.
• Сотрудники должны уважать авторские права и воздерживаться от загрузки, копирования или изменения соответствующих материалов.

Устное выступление
Древние греки довели до совершенства приемы ораторского искусства. Выступая перед согражданами, политики выработали наиболее действенную структуру публичной речи, которая состояла из пяти частей: вступления, описания, аргументации, опровержения и выводов. Спустя почти 2500 лет та же логическая последовательность неизменно производит впечатление на слушателей.
Аргументация является наиболее важной частью вашей речи: в ней сосредоточено логическое доказательство вашей точки зрения. Она должна содержать только три или четыре основных положения. Если их будет больше, речь затянется, слушателям станет скучно, а вы не приобретете единомышленников. В части “опровержение” постарайтесь предупредить аргументы своего оппонента.
Греки также создали риторические приемы, которые помогают ораторам установить более тесную связь с аудиторией. Этих приемов множество, но среди самых действенных – противопоставление, помогающее создать запоминающиеся образы, параллельные конструкции и перечисление из трех позиций. Они по-прежнему работают. Вот три позиции, которые помогут вам улучшить навыки общения: одевайтесь в соответствии с ситуацией, старайтесь увлечь аудиторию, используйте юмор, чтобы вызвать доверие и симпатию.