Учет времени

Обычный человек смутно помнит, на что потратил время.

• Наша оценка времени субъективна. Скучное выступление на 10 минут кажется вечностью. В начале отпуска кажется, что время замедляется, а к концу — летит со страшной скоростью.

• Мы пытаемся себя успокоить, забывая о потерях времени на пустые разговоры, поиски ключей, затянувшийся обед и созерцание пейзажа за окном. Мы также предпочитаем забыть, что откладываем неприятные срочные задачи.

Из-за причин, описанных выше, очень важно вести учет времени и фиксировать его в письменной форме, например в карточке или ежедневнике. Вот несколько советов по эффективному учету времени:

1. Не нужно записывать абсолютно все, на что уходит ваше время. Записывайте каждое переключение внимания, каким бы кратковременным оно ни было: телефонные звонки, незапланированные посетители, переключение на не срочное, но интересное дело при наличии срочной работы, участие в совещаниях.

2. Фиксируйте переключения внимания в моменты, когда они происходят. Память — вещь ненадежная, и к концу рабочего дня вы многое забудете или будете оценивать необъективно.

3. В первый день заполните следующие колонки:

• Время.
• Вид деятельности.
• Продолжительность.

4. Делайте записи кратко, используя сокращения:

• Т — телефонные звонки. Для обозначения входящих и исходящих звонков нарисуйте стрелку, направленную к Т или от Т.
• Ч — чтение документов.
• Н — написание писем.
• П — посетители. Отмечайте галочкой запланированные встречи, а крестиком — незапланированные.

Для других видов деятельности придумайте свои сокращения. Укажите их в верхней части листа.

5. Ведите учет времени с начала рабочего дня и продолжайте до его окончания. Если берете работу на дом, учитывайте и это время.

6. Ведите карточки в удобном для вас виде — заполняйте на компьютере или от руки.

(!) Вы потратите на заполнение таблицы не более 10 минут в день, но поймете, на что тратите время и как можно оптимизировать рабочий день. Кроме того, вы снизите напряжение.

После того как рабочая неделя закончится, нужно проанализировать карточку учета времени и заполнить колонку «Идеи по экономии времени в будущем». Заполняем не все ячейки, а только напротив задач, которые нуждаются в оптимизации, делегировании, отмене.